När inkorgarna höll på att svämma över av internmejl hos it-konsulten Valtech blev ett smartare intranät räddningen. Programmeraren Emil Stenström byggde den.

På ett it-konsultföretag som Valtech gäller det att ständigt vara tillgänglig på mejlen för snabb support till kunder. Samtidigt använde de drygt 120 anställda i Stockholm mejlen som informationskanal, med resultatet att e-posten forsade in.

Tills för tre år sedan då Emil Stenström, programmerare på Valtech, började fundera på hur företaget kunde få ner internmejlandet.

– Jag kände att jag kom ur fokus varje gång ny e-post poppade upp i ansiktet och det gick inte att sortera ut vilka mejl som var viktiga, säger Emil Stenström.

– Att stänga av mejlen var ingen lösning eftersom vi ska vara tillgängliga för våra kunder som förväntar sig snabba svar och man vet inte förrän man läst mejlet hur bråttom det är.

Det gällde att få ner massmejlandet där merparten information berörde ett fåtal. Med ett intranät bestämmer mottagaren istället för avsändaren.

Emil Stenström vände sig till Valtechs vd med sitt förslag. Hans argument var att internmejlandet tar produktivitet av de anställda och att den kunskap som försvinner med en mejlkorg när någon slutar är kunskap som ligger kvar på intranätet. Dessutom är det lättare att korrigera fel på intranätet, istället för att skicka ut rättelser i mejl.

Valtech hade ett äldre intranät med en anslagstavla som användes för att sälja gamla bord och för gratulationer. Tillsammans med en kollega byggde Emil Stenström ett nytt aktivt intranät som skulle fungera som främsta informationskanal.

– Det gällde att hitta grupper som passar alla, idag har vi 50 fungerande grupper.

Intranätet ser ut som en klassisk webbsida. Här finns en lista över kollegor, med bild, kontaktinformation och en personlig presentation med info om vilka grupper denne är med i. De flesta grupperna är jobbrelaterade, som programmeringstekniker, info från chefen och de senaste trenderna, de andra berör fritiden; poker, fotboll och musik. I varje grupp kan man skapa inlägg och informera om aktiviteter, föredrag och möten.

– Inläggen kommenteras flitigt, och har på det viset blivit ett slags chatrum, där det ofta blir diskussioner och där folk tipsar varandra om nyheter, säger Emil Stenström.

– Vi har också en gemensam Valtech-grupp som angår alla men som ska användas sparsamt.

Alla är redaktörer med ett gemensamt ansvar för intranätet och uppmuntras att vid behov skapa nya grupper.

Intranätet används flitigt. Någon gemensam policy har inte behövts.

– Bästa reklamen för ny teknik är att den är bra, då används den, säger Emil Stenström.

– Tanken är att intranätet ska vara en kul mötesplats, att användningen drivs av att folk tycker att det är roligt, snarare än policy från cheferna.

Under uppbyggnadsskedet informerades de anställda på korta demomöten där de som var intresserade fick komma med frågor.

– Jag lärde mig att det finns mycket tyckande, säger Emil Stenström och skrattar.

– Men det är bra, det gjorde att vi bestämde oss för att koppla aktiviteter till de olika grupperna.

- Istället för en fors av mejl kan man nu titta själv på intranätet tre gånger om dagen när man har en stund över, plus att man vet att det då är något som intresserar just mig, säger Emil Stenström.

Cirka hälften av Valtechs anställda sitter ute hos kund, halvårsvis upp till ett år och behöver nå intranätet utifrån. Så den som behöver det kan logga in på intranätet hemifrån eller från kunder för att hålla sig uppdaterad om vad som händer på företaget. Det går också att nå intranätet från mobilen.

Man har inte mätt hur mycket mejlfrekvensen minskat.

– Men istället för 20 mejl i inkorgen varje morgon är det idag en eller två och de angår just mig, säger Emil Stenström.

– Vi har också hög aktivitet på intranätet som känns som en slags bekräftelse på att det fungerar.